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9减少电话使用时间的方法（第1页）

9减少电话使用时间的方法

1．电话应对术

一般的事务所里电话相当多。好的一面是，它代表了业务繁盛，坏的一面是，常常要为客户电话打不进来而伤脑筋。虽然，只要秘书一句“抱歉，负责人正在讲电话”就可以处理了，但万一对方有要事联络时候就伤脑筋了。而且，如果对方是重要客户的话，也得赶快挂掉手边的电话，拨过去问个明白。

如果对方是在公司或家里打的电话，那还无所谓，立即拨过去即可。万一是公共电话亭打的话，一错过，可就无法补救了。思前想后，“到底什么事呢?会不会有什么急事啊?”恐怕一整天就要为那一通错过电话心神不宁，工作大受影响。

当然，有过几次这种经验以后，有的人便开始以不错过任何电话为原则，并交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思。如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”：而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。

有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要的话家常，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，即不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户话家常，搞好人际关系。

2．不要只是“张先生来电”，“△△公司的张先生来电”不是很清楚吗？

打电话的时候，最不愿意在电话接通以后，只听到对方一声“喂!”，公司的名称连报都不报一下。就算是直拨的电话，也应该说“厶厶公司经理部”或是“△△公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话，如果打错了也趁早发觉，避免时间的浪费。

同样的道理，负责传达的人如果只说“张先生打来的电话”，一样是效率不彰。以有的资料显示，联络簿上姓“王”的人不下五十名，光是“王先生”谁知道是哪一位?所以，不要忽略添上公司名称，“△△公司的张先生”不是一清二楚，方便多了吗?

像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的

方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在十万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”，在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直人地说：“总而言之，就是推销嘛!”不论是多么令牙利齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢”马上把电话结束，避免浪费时间。

另外这样的手册中，对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地，说上一声：“你打错了。”就碰地挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦而已。所以对于这种错误的电话，务必问清楚：“请问你打几号?”如果对方回答的号码不对，应该告诉他：“我们这里是几号”。如果对方回答的号吗，确实与自己的电话号码相同的话，就应该清楚地告知：“这里的确是几号没有错，但我们这里是什么什么地方。”以防止对方不明就里地重蹈覆辙；其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。