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第三节 图书馆的行政管理（第1页）

第三节　图书馆的行政管理

信息时代，我们的生活不仅发生了巨大的改变，而且我们获取资源的渠道也发生了根本性的变革。在图书馆的知识海洋里，借助数字技术与计算机科技，知识端与读者端用电脑连接起了一座沟通的桥梁。图书馆的借阅、阅读、服务工作发生了翻天覆地的变化，工作效率空前提高，这也为图书馆的人员调配管理带来了转折。在图书馆的建设朝着信息化、数字化发展的道路上，信息图书馆的行政管理该如何开展，这是一个值得重视的问题。

一、图书馆行政管理的含义

按照科学定义，行政管理是运用国家权力对社会事务采取的一种管理活动，也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统，它是社会系统的一个重要组成部分。随着社会的发展，行政管理的对象日益广泛，包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等多个方面。现代行政管理也多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，从而大大提高了行政管理的效能和效率。

通常在一个组织中，行政管理包括对行政目标、决策、计划、组织、职员、经费、方法等等诸多要素的管理，具有指令性、指挥性和执行性的特点。

二、行政管理的基本职能

从行政管理的具体内容来看，主要包含四项基本职能。

（一）计划职能

计划职能，是指组织或企业为了完成某一时期内的任务或某一项任务，制定目标，确定实现其目标的方案、步骤、时限的管理过程，主要包括制定计划、下达指示、做出决议、进行安排等。计划，按时间可分为长期计划、短期计划；按层次可分为战略计划、作业计划；按明确性可分为指导性计划、具体性计划。

（二）组织职能

组织职能是指企业、机构把确定的计划方案付诸实施的活动过程。它的内容有：将计划方案中的整体目标进行分解，把整体目标具体化为可操作执行的工作项目；再把分解的各个工作项目落实到下属部门或个人；等等。此外，组织活动还包括对机构的设置、调整和有效运用，对人员的选拔调配、培训和考核工作等内容。

（三）协调职能

行政管理的协调功能包括两方面的内容，一是协调公司内部各部门间的关系，二是协调企业与社会其他企业、机构和政府部门的非业务关系。行政管理对内部各部门间的关系的协调，是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中，行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调。同时，还应该对各部门在执行工作计划的过程中，在日常事务上所发生的矛盾进行调解，使企业各部门之间能够团结和谐、协调一致，维持企业的稳定和正常运行。通过不断改善和调整组织之间、人员之间各种关系，使各项工作分工明确、配合密切、步调一致，以实现预定的共同目标。

（四）控制职能

控制职能即监督、检查的职能，是指企业、组织为使组织目标按计划完成而对执行过程进行检查、督促和纠偏的管理活动。有效的控制通常具备：明确的控制标准、恰当的控制幅度、畅通的反馈渠道、有力的调节手段、持之以恒的检查督促等，只要坚持严格的管理制度，才能实现真正高效的管理目标。

三、图书馆领导者的职责

领导者是一个组织、企业的核心人物，也是权力的掌控者与结果的检验者。图书馆行政管理工作质量的高低，关键在于图书馆领导班子的组织能力。领导成员能否以身作则、知人善用、按章办事与合理奖惩、协调协作，直接影响着图书馆的建设与发展。

领导成员的职责：图书馆的行政领导成员主要由馆长及副馆长组成，一般而言，他们的主要职责是主持图书馆的日常组织与行政工作。馆长主管全馆工作，副馆长、馆长助理协助馆长工作。正、副馆长及馆长助理协同承担下列职责。

第一，贯彻执行党和国家的方针政策，贯彻本馆图书情报工作委员会的决议，领导并主持全馆工作。

第二，制定图书馆发展规划，包括年度工作计划、设备购置计划、人员发展规划，以及各项规章制度、工作细则、岗位责任等，并组织贯彻执行。

第三，确定图书馆机构设置，负责对专业技术人员的培养、考核和职务聘任。

第四，加强科学管理，以发挥各部门的职能作用。组织全馆性的工作评估和质量检查，指导和协调各部门工作。

第五，负责全馆财务工作，编制经费预算。审批图书经费、行政经费的开支等。

第六，组织开展学术交流和研讨活动，组织馆际协作和外事活动等。

第七，负责领导图书馆安全、消防工作，重视安全教育，督促各部门建立、健全安全管理制度，以预防各种事故的发生。

第八，与党支部、团支部和部门工会配合，开展干部和职工的思想教育工作，注意关心干部和职工的生活。

四、领导者的形象塑造

领导者的形象塑造是一个长期的培养过程。

（一）领导素质与领导形象

“素质”是共性的体现，“形象”是个性的展示；素质是一个领导者内在的因素，形象是领导者的外在表现。在知识经济时代，人们把求知、信息交流、情报传递的需求集中投向了图书馆，图书馆的社会作用也相应地得到增强，作为图书馆馆长的责任则更加重大。作为图书馆的高层领导，除具备热爱图书馆事业，精通专业知识，具有管理工作的多种能力外，还应注重对自己的政治品格、领导艺术、工作作风和个人魅力等的培养。只有这样，才能成为一个出色的领导。

（二）要具备真才实学

图书馆被人们称为“知识的殿堂”，到图书馆借阅书刊的读者都是来求知求学的。怎样最大限度地满足读者需求，提供优雅舒适的借阅环境，一定程度上取决于领导者的文化素养、文化品位。因此，作为信息图书馆的领导者首先应具备一定的思想素质和真才实学。而要做到这一点，就必须树立终身学习的观念，广泛涉猎各种知识，不断了解图书馆界的现实和发展趋势，及时洞悉新时期图书馆面对的社会需求、社会热点问题，才能总揽全局，保证决策的预见性、准确性和前瞻性。

（三）人格魅力是关键

信息时代的图书馆领导者要有较高的政治敏锐性；有真抓实干、勇于开拓的精神；具备面临改革浪潮、适应市场竞争机制的应变能力。在培养人格魅力的过程中，领导者要注意树立大公无私、实事求是、关心职工、平易近人、雷厉风行的工作作风，这样才能以才服众、以德服众，让人们拥护自己的领导。

（四）掌握必要的领导艺术

领导艺术是领导者在一定知识、经验和智慧的基础上，创造性地从事领导活动所表现出来的领导技能和技巧。

在具体工作中，领导者要注意抓大放小的领导艺术。应把主要精力放到抓社会效益和经济效益上，抓住了主要矛盾，其他问题也就迎刃而解了。馆长一定要把握大局：一是把事业搞上去，对图书馆未来走向把关定向。二是把职工福利搞上去，提高自身的“造血”机能。与此同时，领导者还要善于统一思想，做到多理解、常沟通；在解决问题时求大同存小异，保持步调一致；在处理上下级关系上，善于发现矛盾、解决矛盾，形成上下理顺、民心畅通、一呼百应的良好局面。一个成功的领导者，必须善于用人，做到人尽其才，各有所用。用人最重要的是善于用好各种人，切忌任人唯亲，按自己主观印象使用人才。同时应建立健全必要的奖励机制，采取精神奖励和物质奖励相结合的激励措施。激发馆员的工作热情，调动其献身事业的主动性和积极性。一个出色的领导者，还要善于将批评和自我批评运用到工作中去，善于发现问题并及时改正错误，敢于承担责任。