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第三章计划使工作高效推进（第4页）

假定你6号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“6”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员等。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上査对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。

把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。

你可以在往后的时间里翻阅这些文件，然后，在每个月的1号打开当月的巻宗，按照预定的时间将文件放进去。

只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。

如果你想开始读亨利o米勒的作品，去看某部电影，或找位朋友到公园钓鱼，或者上一个烹饪班，你可以提前一两个月在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况，想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化，结果可能引导你走向新的目标与方向。

“每日备忘录”对你做决定也颇有助益，它能抑制你的冲动，让你明智地做出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花1200元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格，感觉可能没有上次有吸引力。可是只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。

或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出你的想法就行了。

隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”--可能的话不要隔得太久。

当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。

等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到做“每日备忘录”是一个简

单而有效的工作方法。

秩序是高效工作的要律

所调高效工作，在一定意义上来说，也就是选拝一个较佳的工作秩序。只有这样，才能减少忙乱，增加单位时间的效率。它既有益于工作，也有利于健康。

秩序，是高效的优秀员工要了然于胸的必修课。在美国国会图书馆的正上方，写着这样一句话：“天国的第一要律是秩序！”

《有效的经理人》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上付出了心血，就可减少重复，开启更大和更佳的工作任务之门。”

有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”

培根也说过：“选择时间就等于节省时间，而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。‘’

工作无序、没有条理，必然会浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？

西方一些”时间管理，，专家运用电子计算机做了各种测定后，为人们支配时间提出这样一条建议：“整齐就是效率”。他们比喻说：“木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。”

工作有序，就应把自己的工作任务清楚地写出来。

工作有序性体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便能很好地进行自我管理，就会使工作条理化，因而使效率得到很大地提高。

只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。

只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作主要目标在哪里。

只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮现象。

法国作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划、靠遇事现打主意过日子的人，只有‘混乱’二字。‘’

工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”

组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，结果只能陷在里面走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。可见，化繁为简，善于把复杂的事物简单化，是防止忙乱、提高效率的法宝。

美中贸易全国委员会主席唐纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不

能”：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简单的方法来取代它？

一名高效的员工应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，这样才能最有效地利用时间，从而拥有一份愉快而高效的工作。

工作不能没有计划

工作有计划。有条理，就犹如线穿珍珠，有条

不紊；如果没有计划没有条理，那将是一盘散沙。

商界名家杰克将“做事没有重点”列为许多公司失败的一大重要原因。

工作没有重点，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不

够。有些人认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，他们所缺少的，

不是更多的人，而是使工作更有重点、更有效率的方法。由于工作没有计

划、缺乏重点，因而浪费了大量的精力，却无所成就。